Tietosuojaseloste

Tämä seloste kertoo, mitä henkilötietoja Code Bon Oy kerää, mihin niitä käytetään ja mitkä ovat oikeutesi. Kirjoitamme selkeästi, koska tietosuoja kuuluu kaikille, ei vain juristeille.

Rekisterinpitäjä

Code Bon Oy
Y-tunnus: 3235086-5
Osoite: Ratsutie 2, Ylöjärvi, Suomi
Tietosuoja-asiat: info@codebon.fi

Rekisterinpitäjä ei ole nimennyt tietosuojavastaavaa, koska lakisääteistä nimitysvelvollisuutta ei sovelleta tähän käsittelyyn. Tietosuojakysymykset voi lähettää yllä olevaan osoitteeseen.

Käsittelyn tarkoitukset

• Nykytilaraportin laatiminen ja toimittaminen esikartoituskyselyn vastausten pohjalta pyynnöstäsi — palvelun toteuttaminen ja sopimusta edeltävät toimet (GDPR 6 art. 1 b); siltä osin kuin kyse ei ole sopimusta edeltävistä toimista, oikeutettu etumme tuottaa pyytämäsi raportti (GDPR 6 art. 1 f)
• Yhteydenpito ja tarjoukset, kun olet ottanut meihin yhteyttä — sopimusta edeltävät toimet ja oikeutettu etu
• Suoramarkkinointi yritysten päättäjille ja työrooleihin, joihin palvelumme liittyvät — oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f)
• Asiakassuhteen hoito ja laskutus — sopimus sekä lakisääteiset velvoitteet (mm. kirjanpitolaki)
• Markkinointikieltojen ylläpito — lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etu
• Sivuston ja lomakkeiden tekninen toiminta, tietoturva, väärinkäytösten ehkäisy ja virhetilanteiden selvittäminen — oikeutettu etu (sivuston tietoturva, toimintavarmuus ja väärinkäytösten estäminen; GDPR 6 art. 1 f)
• Sivuston kävijämäärien evästeetön tilastointi (Vercel Web Analytics) — oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f); tilastointi ei tallenna eikä lue tietoja laitteeltasi eikä yksilöi kävijää
• Sivuston käytön analysointi Google Analytics -työkalulla, jos annat siihen suostumuksesi evästebannerissa — auttaa meitä kehittämään sisältöä ja käytettävyyttä. Google toimii tietojen käsittelijänä ja tietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle (Google) asianmukaisin suojatoimin. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa footerin "Evästeasetukset"-linkistä

Emme käytä yhteyslomakkeen tietoja automaattiseen profilointiin, markkinointiautomaatioon tai uutiskirjeisiin ilman erillistä perustetta ja informointia.

Käsittelyn oikeusperuste

Kunkin käyttötarkoituksen käsittelyperuste on kuvattu edellä tarkoituksen yhteydessä. Oikeutettu etumme suoramarkkinoinnissa on markkinoida asiantuntija- ja konsultointipalvelujamme yrityksille ja niiden päättäjille, joiden työtehtäviin palvelumme liittyvät, sekä ylläpitää ja kehittää asiakas- ja liiketoimintasuhteitamme. Olemme arvioineet, ettei tämä etu syrjäytä rekisteröidyn etuja tai oikeuksia: käsittely kohdistuu työrooleihin, rajoittuu tarpeellisiin yhteystietoihin, ja voit vastustaa markkinointia milloin tahansa (ks. Rekisteröidyn oikeudet), jolloin lopetamme sen heti. Kohdennamme suoramarkkinointia työroolin perusteella, mutta emme tee automaattista profilointia (GDPR 4 art. 4 kohta).

Lomakkeen täyttäminen on vapaaehtoista. Ilman tarvittavia yhteystietoja emme kuitenkaan välttämättä voi vastata tiedusteluusi.

Kerättävät henkilötiedot

• Yhteydenotot ja suoramarkkinointi (B2B): nimi, rooli yrityksessä, yrityksen nimi, työsähköposti ja puhelinnumero
• Esikartoituskysely: kyselyn vastaukset (yrityksen toimintaa koskevia tietoja) sekä vastaajan ja mahdollisen yhteyshenkilön nimi, rooli, sähköposti ja puhelinnumero
• Asiakassuhteet: sopimuksiin, tarjouksiin ja laskutukseen liittyvät yhteyshenkilötiedot
• Yhteydenoton ajankohta ja käsittelyhistoria
• Tekniset lokitiedot (IP-osoite, selaimen user agent -tieto, aikaleima, palvelin- ja virhelokit sekä tietoturvan kannalta tarpeelliset tapahtumatiedot)
• Google Analytics -evästeiden keräämät käyttötiedot (esim. käynnit, katsotut sivut, likimääräinen sijainti sekä laite- ja selaintiedot) — vain, jos annat siihen suostumuksesi evästebannerissa

Emme pyydä yhteyslomakkeella arkaluonteisia henkilötietoja. Pyydämme, ettet lähetä lomakkeella esimerkiksi terveystietoja, henkilötunnusta, maksukorttitietoja tai muita tarpeettomia luottamuksellisia tietoja.

Tietolähteet

Tiedot saamme pääasiassa sinulta itseltäsi, kun täytät yhteyslomakkeen tai esikartoituskyselyn tai olet meihin muuten yhteydessä. Suoramarkkinointia varten voimme kerätä yhteystietoja myös aiemmista yhteistyösuhteistamme tai julkisista lähteistä, esimerkiksi yrityksen verkkosivuilta ja LinkedInistä. Tekniset lokitiedot syntyvät automaattisesti, kun käytät sivustoa.

Tekoälyavusteinen käsittely

Käytämme tekoälyä työvälineenä muun muassa esikartoituskyselyn vastausten analysointiin ja nykytilaraportin luonnosteluun. Tekoälykäsittely tapahtuu palveluntarjoajamme Anthropicin palvelussa (ks. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät). Asiantuntijamme tarkistaa aina tekoälyn tuottaman sisällön ennen kuin se toimitetaan sinulle. Emme tee sellaisia yksinomaan automatisoituja päätöksiä, joilla olisi sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia (GDPR 22 art.).

Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän puolesta vain sellaiset henkilöt ja palveluntarjoajat, joille tiedot ovat tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia / alikäsittelijöitä:

• Resend Inc. (USA) — Sähköpostin lähetyspalvelu — lomakkeen lähetykseen ja sähköpostin välitykseen liittyvät tiedot
• Vercel Inc. (USA) — Sivuston hosting- ja infrastruktuuripalvelu — tekniset tiedot, lokit ja mahdollisesti lomakeliikenne
• Neon Inc. (USA) — PostgreSQL-tietokantapalvelu — lomakelähetykset ja tekniset tietokantatiedot
• Cloudflare, Inc. (USA) — Lomakkeiden bottisuojaus (Turnstile) — lomakkeen lähetykseen liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite ja selaintiedot
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (EU/USA) — Sähköposti- ja dokumenttipalvelut (Google Workspace) sekä analytiikka (Google Analytics, vain suostumuksellasi)
• Anthropic PBC (USA) — Tekoälypalvelu esikartoitusvastausten analysointiin ja raporttiluonnosten tuottamiseen
• Kirjanpito- ja taloushallintopalvelu (Suomi) — Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvät yhteyshenkilötiedot

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Rekisterinpitäjä varmistaa, että kunkin palveluntarjoajan kanssa on voimassa GDPR 28 artiklan mukainen tietojenkäsittelysopimus tai vastaava sopimusjärjestely.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille, jos laki tai sitova viranomaismääräys sitä edellyttää.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Sivuston teknisessä toteutuksessa käytetään Yhdysvaltoihin sijoittuneita palveluntarjoajia, joten henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Siirrot toteutetaan soveltuvin suojakeinoin, kuten:

• EU–USA Data Privacy Framework -järjestelmän (DPF) nojalla, jos palveluntarjoajalla on siirron hetkellä voimassa oleva ja kyseiset tiedot kattava DPF-sertifiointi,
• Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden (SCC, komission täytäntöönpanopäätös 2021/914) nojalla,
• palveluntarjoajan tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) ja siinä kuvattujen teknisten ja organisatoristen suojausten nojalla.

Voit pyytää lisätietoja sovellettavista siirtosuojista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Säilytysaika

Markkinointi- ja yhteydenottotiedot: niin kauan kuin yhteydenpito on ajankohtaista, kuitenkin enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta. Jos kiellät suoramarkkinoinnin, poistamme tietosi markkinointikäytöstä heti; yhteystietosi säilyvät vain kieltolistalla, jotta kielto pysyy voimassa. Esikartoituskyselyn vastaukset: 12 kuukautta raportin toimittamisesta, ellei yhteistyö jatku. Sen jälkeen vastaukset poistetaan tai anonymisoidaan. Asiakas- ja laskutustiedot: sopimussuhteen ajan sekä kirjanpitolain edellyttämät ajat (tositteet 6 vuotta).

Teknisiä lokitietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen sivuston teknisen toiminnan, tietoturvan, virheiden selvittämisen ja väärinkäytösten ehkäisyn kannalta. Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan.

Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, joita voivat olla esimerkiksi käyttöoikeuksien rajaaminen, salatut yhteydet, palveluntarjoajien tietoturvakäytännöt, lokitus, varmuuskopiointi sekä järjestelmä- ja pääsynhallintakäytännöt. Pääsy henkilötietoihin on rajattu niille henkilöille ja palveluntarjoajille, joiden on tarpeen käsitellä tietoja tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

• Oikeus saada pääsy tietoihin (15 art.) — Voit pyytää tiedon siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja saada jäljennöksen käsiteltävistä tiedoista.
• Oikeus oikaista tiedot (16 art.) — Voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen (17 art.) — Voit pyytää tietojesi poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta tai kun muu GDPR 17 artiklan edellytys täyttyy.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä (18 art.) — Voit pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun kiistät tietojen paikkansapitävyyden.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 art.) — Tämä oikeus soveltuu vain tietoihin, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella. Oikeus ei yleensä sovellu oikeutettuun etuun perustuvaan käsittelyyn.
• Vastustamisoikeus (21 art.) — Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Lopetamme käsittelyn, ellei meillä ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä jatkaa tai ellei käsittely ole tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (22 art.) — Emme tee sinua koskevia merkittäviä päätöksiä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella, emmekä profiloi sinua tässä selosteessa kuvatun käsittelyn yhteydessä.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön rekisterinpitäjän tietosuoja-yhteysosoitteeseen. Vastaamme pyyntöihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta (GDPR 12 art.). Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön toteuttamista.

Suoramarkkinointia voit vastustaa milloin tahansa ja ilman perusteluja: helpoiten vastaamalla viestiimme "ei kiitos" tai laittamalla viestiä osoitteeseen info@codebon.fi. Lopetamme markkinoinnin heti.

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja.fi.

Evästeet ja vastaavat teknologiat

Käytämme aina toimintaan välttämättömiä evästeitä (mm. istunnon ja tietoturvan kannalta tarpeelliset). Lisäksi käytämme Google Analytics -analytiikkaevästeitä (esim. _ga, säilyy enintään 2 vuotta) vain suostumuksellasi kävijämäärien ja sivuston käytön analysointiin. Voit hyväksyä tai hylätä ne evästebannerissa ja muuttaa valintaa myöhemmin footerin "Evästeasetukset"-linkistä; suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Kävijätilastointiin käytämme lisäksi evästeetöntä Vercel Web Analytics -työkalua, joka ei tallenna eikä lue tietoja laitteellasi.